Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation stellt vollständig und schlüssig den organisatorisch und technisch gewollten Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens in einem Unternehmen oder einer Kanzlei dar. Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Verfahrensdokumentation um eine Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen.
Was ist die GoBD?
GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmen und Kanzleien für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
Wer benötigt eine solche Dokumentation?
Die Frage, ob Sie eine Verfahrensdokumentation benötigen, lässt sich recht leicht beantworten. Wenn Sie ein steuerpflichtiges Unternehmen oder eine steuerpflichtige Kanzlei sind, der Buchführungs- und / oder Aufzeichnungspflichten, sowie Aufbewahrungspflichten unterliegen, benötigen Sie eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation.
Welche Vorteile hat die Erstellung?
Die Reflexion der innerbetrieblichen Prozesse führt meist zu einer Schärfung des Blicks auf die vorhandene IT-Landschaft. Schwächen der eingesetzten Hard- und Software werden aufgedeckt und Schulungsbedarf der Anwender erkannt. Der Mitarbeitereinsatz kann durch Definition eindeutiger Prozessverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten optimiert werden. Außerdem bietet eine gelebte Verfahrensdokumentation Ihnen die Chance, Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit fundiert entgegenzutreten. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die geschilderten Pressabläufe der Realität entsprechen.
